弊社では、葬儀受付代行のご依頼を受けた際、事前に喪主様と打ち合わせをさせていただいております。悲しみの癒えない中での打ち合わせですので、喪主様のお気持ちに寄り添いながら対応させていただくことに努めております。
通夜、葬儀・告別式で喪主様と対応させていただく際に感じたことや、心より配慮しなければならないこと、気付いたことなどを処々綴ってみたいと思います。
葬儀受付代行サービスのご依頼
弊社では、直接のお電話、メール、FAXなどで葬儀受付代行サービスのご依頼を受け付けておりますが、何よりも、心よりお悔やみの気持ちを大切に対応させていただくよう、心掛けております。終活の一つとして、事前のご相談も多くございます。
電話での問い合わせ
直接弊社に電話をいただき、ご依頼を受け付けております。式場の日程・ご住所・会葬予定人数等を確認させていただきます。
メールでの問い合わせ
弊社HPより、問い合わせフォームからご依頼を受け付けております。その際はこちらから返信させていただき、式場の日程・ご住所・会葬予定人数等を確認させていただきます。日程が近い場合は、電話で直接お話させていただく場合もございます。
注意事項
受付のみお願いしたい、会計に一人だけ入っていただきたい、葬儀記録書の作成のみ依頼したい、などのご要望にも対応させていただいております。
なお、葬儀受付のお申し込みの締め切りは、お式の前日15時までとさせていただいておりますが、臨機応変に対応させていただきますので、ご不明な点はお気軽にお問合せください。
なお、葬儀受付のお申し込みの締め切りは、お式の前日15時までとさせていただいておりますが、臨機応変に対応させていただきますので、ご不明な点はお気軽にお問合せください。
当日の喪主様との打ち合わせと流れ
お式前の打ち合わせ
式当日は、通夜開始の1時間半前、葬儀・告別式開始の1時間前までには伺わせていただき、到着後、喪主様にご挨拶させていただいております。
その際いつも感じますのは、喪主様はご不安で悲しみの中でも気丈に振る舞われ、ご親族や会葬者様お一人づつに対し丁寧にご対応されていらっしゃるということです。喪主様が会場で会葬者様へご対応をされている場合には、可能な限り配慮させていただき、タイミングを取り計らいながら打ち合わせをさせていただいております。
その際いつも感じますのは、喪主様はご不安で悲しみの中でも気丈に振る舞われ、ご親族や会葬者様お一人づつに対し丁寧にご対応されていらっしゃるということです。喪主様が会場で会葬者様へご対応をされている場合には、可能な限り配慮させていただき、タイミングを取り計らいながら打ち合わせをさせていただいております。
受付・会計
開式の45分前には、受付を開始いたします。
昨今は、新型コロナウイルスの感染拡大防止対策として、受付周辺の消毒にも最新の注意を払いながら、受付・会計をさせていただいております。
お香典は式後までに集計し、金種毎に整理してお渡しさせていただきます。
昨今は、新型コロナウイルスの感染拡大防止対策として、受付周辺の消毒にも最新の注意を払いながら、受付・会計をさせていただいております。
お香典は式後までに集計し、金種毎に整理してお渡しさせていただきます。
お香典のお渡し
お香典はお通夜後、告別式後は直ぐに皆様で火葬場へ移動いただく場合が多いのでお花入れの準備の時間に、喪主様あるいはお香典受領者様に確認をしていただきお渡ししています。
喪主様への対応での反省
以前受付をさせていただいた際、私自身絶対に忘れてはいけないと心に留めたことがありました。それは、喪主様がお花入れの際にお香典の確認にいらしてくださった時のことです。喪主様は、感情を抑えつつもお香典を数えながら涙を流していらっしゃいました。ご確認後、真っ赤な目で涙をこらえながらお礼を言ってくださる喪主様に対して、私は事務的に自分が対応してしまったことを直ぐに後悔いたしました。おそらく涙で目がかすんで、お札を数えるのも辛い状況だったかと思われます。
喪主様やご遺族様のお気持ちを慮り、臨機応変に対応することもわたくし達に求められていることを痛感いたしました。
喪主様やご遺族様のお気持ちを慮り、臨機応変に対応することもわたくし達に求められていることを痛感いたしました。
葬儀記録書作成時の個人情報取り扱いについて
弊社では、会葬者様に書いていただく芳名カードをもとに、葬儀記録書を作成するサービスも行っております。
その際には個人情報を取り扱うため、喪主様に以下の通りご説明させていただいております。
①CDデータの管理に関しましては十分に気を付けていただきたいこと
②葬儀記録書納品と同時に個人情報は全て抹消させていただきますこと
お式の前に自宅に送られてきたお香典に関しましても、葬儀記録書に追記することができます。その際には、情報（封筒やお香典袋等）をお借りし、入力後葬儀記録書と共に返却させていただきます。
その際には個人情報を取り扱うため、喪主様に以下の通りご説明させていただいております。
①CDデータの管理に関しましては十分に気を付けていただきたいこと
②葬儀記録書納品と同時に個人情報は全て抹消させていただきますこと
お式の前に自宅に送られてきたお香典に関しましても、葬儀記録書に追記することができます。その際には、情報（封筒やお香典袋等）をお借りし、入力後葬儀記録書と共に返却させていただきます。
まとめ
葬儀受付代行サービスをご依頼いただいた喪主様への対応で心掛けています点を含めまして、業務の流れを説明させていただきました。
お葬式当日まで、喪主様はたくさんのご準備をされ、当日は葬儀社様やご親族、会葬者様への対応も含め、皆様の前では代表者としてご挨拶もしなければなりません。受付や会計に関しましては、お気遣いなく安心してお任せいただけたらと願っております。
お葬式の受付をどなたにお願いしたらよいかお悩みの方や、昨今、新型コロナウイルスの感染リスクを考慮し身内の方には受付に立たせたくないなどとお考えの方からも、ご相談が増えております。ぜひ、遠慮なくお問い合わせいただけたらと思います。
お葬式当日まで、喪主様はたくさんのご準備をされ、当日は葬儀社様やご親族、会葬者様への対応も含め、皆様の前では代表者としてご挨拶もしなければなりません。受付や会計に関しましては、お気遣いなく安心してお任せいただけたらと願っております。
お葬式の受付をどなたにお願いしたらよいかお悩みの方や、昨今、新型コロナウイルスの感染リスクを考慮し身内の方には受付に立たせたくないなどとお考えの方からも、ご相談が増えております。ぜひ、遠慮なくお問い合わせいただけたらと思います。